Smarte Termin-Buchung

Immer mehr Arztpraxen in Österreich verwenden ein Online-Terminbuchungs-System. Ordinationsinhaber und Administrationspersonal sind zufrieden. Patienten sorgen selbst für einen Termin. Erinnerungen per SMS haben die Zahl der „vergessenen“ Termine gesenkt. Aber diese Systeme haben auch einen Nachteil: Sie sind jeweils an die konkrete, privat gekaufte Ordinations-Software gebunden. Das soll sich in den nächsten Jahren ändern.

Vor zehn Jahren haben die ersten Ordinationssoftware-Hersteller Terminbuchungssysteme angeboten. Mit Erfolg: Im Jahr 2023 waren rund 8.000 Arztpraxen mit einem Online-Terminsystem ausgestattet – Tendenz steigend. Diese Systeme bieten Patientinnen und Patienten eine komfortable Möglichkeit, Termine außerhalb der Sprechstunden und ohne Wartezeit am Telefon zu buchen. Sie bieten aber auch den Ordinationen ein dickes Plus: Per SMS oder E-Mail werden Patienten an gebuchte Termine erinnert (auch an die konventionell durchs Ordi-Sekretariat erstellten!). Alle diese Systeme wurden von den Praxisinhabern selbst finanziert. Sie sind integrierter Bestandteil der jeweils gewählten Ordi-Software.

Pro ...

Tatsächlich spricht viel für den Einsatz von Online-Terminprogrammen:

Zeitersparnis und Effizienz: Ein wesentlicher Vorteil digitaler Terminverwaltungsprogramme liegt in der Automatisierung von Terminvergaben, Erinnerungen und Dokumentationen. Dadurch reduziert sich der Verwaltungsaufwand erheblich, und das Praxispersonal kann sich stärker auf medizinische Aufgaben konzentrieren. Telefonische Terminabsprachen und manuelle Kalenderführung gehören der Vergangenheit an.

Weniger Terminausfälle: Ein häufiger Störfaktor in Arztpraxen sind Patienten, die ihre Termine nicht wahrnehmen. Digitale Systeme helfen mit automatischen Erinnerungen per SMS oder E-Mail, um Ausfälle zu reduzieren. Studien zeigen, dass No-Shows durch Erinnerungsfunktionen um bis zu 30 Prozent gesenkt werden können – ein klarer Vorteil für eine bessere Auslastung der Ordination.

Flexibilität für Patienten: Viele Patienten schätzen die Möglichkeit, ihre Termine selbstständig über eine Online-Plattform zu buchen – und das rund um die Uhr. Das bedeutet mehr Flexibilität, insbesondere für Berufstätige, die nicht während der regulären Ordinationszeiten anrufen können. Zudem verringert sich die telefonische Belastung des Praxispersonals erheblich.

Bessere Planung und Ressourcenmanagement: Digitale Terminprogramme nutzen oft intelligente Algorithmen, um Leerlaufzeiten zu vermeiden und den Tagesablauf effizient zu gestalten. Sie können Priorisierungen vornehmen, etwa Notfalltermine freihalten oder Folgetermine automatisch an den Behandlungsplan anpassen. Dies trägt zu einer besseren Steuerung der Patientenströme bei und hilft, Engpässe zu vermeiden.

Dokumentation und Integration in bestehende Systeme: Viele Programme lassen sich nahtlos in die bestehende Praxissoftware integrieren, sodass Termine direkt mit der elektronischen Patientenakte verknüpft werden. So können Ärzte und Praxispersonal alle relevanten Informationen auf einen Blick erfassen und müssen keine separaten Listen führen.