Smarte Termin-Buchung

© Springer Wien

Vor zehn Jahren haben die ersten Ordinationssoftware-Hersteller Terminbuchungssysteme angeboten. Mit Erfolg: Im Jahr 2023 waren rund 8.000 Arztpraxen mit einem Online-Terminsystem ausgestattet – Tendenz steigend. Diese Systeme bieten Patientinnen und Patienten eine komfortable Möglichkeit, Termine außerhalb der Sprechstunden und ohne Wartezeit am Telefon zu buchen. Sie bieten aber auch den Ordinationen ein dickes Plus: Per SMS oder E-Mail werden Patienten an gebuchte Termine erinnert (auch an die konventionell durchs Ordi-Sekretariat erstellten!). Alle diese Systeme wurden von den Praxisinhabern selbst finanziert. Sie sind integrierter Bestandteil der jeweils gewählten Ordi-Software.

Pro ...

Tatsächlich spricht viel für den Einsatz von Online-Terminprogrammen:

Zeitersparnis und Effizienz: Ein wesentlicher Vorteil digitaler Terminverwaltungsprogramme liegt in der Automatisierung von Terminvergaben, Erinnerungen und Dokumentationen. Dadurch reduziert sich der Verwaltungsaufwand erheblich, und das Praxispersonal kann sich stärker auf medizinische Aufgaben konzentrieren. Telefonische Terminabsprachen und manuelle Kalenderführung gehören der Vergangenheit an.

Weniger Terminausfälle: Ein häufiger Störfaktor in Arztpraxen sind Patienten, die ihre Termine nicht wahrnehmen. Digitale Systeme helfen mit automatischen Erinnerungen per SMS oder E-Mail, um Ausfälle zu reduzieren. Studien zeigen, dass No-Shows durch Erinnerungsfunktionen um bis zu 30 Prozent gesenkt werden können – ein klarer Vorteil für eine bessere Auslastung der Ordination.

Flexibilität für Patienten: Viele Patienten schätzen die Möglichkeit, ihre Termine selbstständig über eine Online-Plattform zu buchen – und das rund um die Uhr. Das bedeutet mehr Flexibilität, insbesondere für Berufstätige, die nicht während der regulären Ordinationszeiten anrufen können. Zudem verringert sich die telefonische Belastung des Praxispersonals erheblich.

Bessere Planung und Ressourcenmanagement: Digitale Terminprogramme nutzen oft intelligente Algorithmen, um Leerlaufzeiten zu vermeiden und den Tagesablauf effizient zu gestalten. Sie können Priorisierungen vornehmen, etwa Notfalltermine freihalten oder Folgetermine automatisch an den Behandlungsplan anpassen. Dies trägt zu einer besseren Steuerung der Patientenströme bei und hilft, Engpässe zu vermeiden.

Dokumentation und Integration in bestehende Systeme: Viele Programme lassen sich nahtlos in die bestehende Praxissoftware integrieren, sodass Termine direkt mit der elektronischen Patientenakte verknüpft werden. So können Ärzte und Praxispersonal alle relevanten Informationen auf einen Blick erfassen und müssen keine separaten Listen führen.

… und Kontra

„Drum prüfe, wer sich ewig bindet“, ist man versucht zu sagen – denn es gibt auch Nachteile:

Technische Abhängigkeit: Der Einsatz digitaler Terminverwaltungsprogramme setzt eine stabile IT-Infrastruktur voraus. Systemausfälle oder Softwarefehler können den Praxisbetrieb erheblich beeinträchtigen. Besonders in kleineren Praxen ohne eigene IT-Abteilung kann dies eine Herausforderung sein.

Datenschutz und Sicherheit: Arztpraxen arbeiten mit hochsensiblen Patientendaten, weshalb der Schutz dieser Informationen oberste Priorität hat. Digitale Terminprogramme müssen DSGVO-konform sein und hohe Sicherheitsstandards bieten. Wer sich für ein solches System entscheidet, sollte genau prüfen, wo die Daten gespeichert werden und welche Verschlüsselungsmethoden verwendet werden.

Akzeptanz bei Patienten und Ärzten: Nicht alle Patienten sind mit digitalen Terminbuchungen vertraut oder fühlen sich damit wohl. Ältere Menschen oder technikferne Personen könnten Schwierigkeiten haben, online einen Termin zu buchen, sodass weiterhin eine telefonische oder persönliche Option bereitstehen sollte. Auch für das Praxispersonal bedeutet die Einführung eines neuen Systems eine Lernphase und möglicherweise anfänglichen Mehraufwand.

Kosten für Anschaffung und Wartung: Während einige digitale Terminlösungen kostenlose Basisfunktionen bieten, sind für professionelle Systeme oft monatliche Gebühren oder hohe Anschaffungskosten fällig. Bei der Plattform für Digitale Gesundheit (PDG) geht man von 500 bis 700 Euro für den Kauf des Moduls aus. Dazu kommen laut PDG Wartungskosten von 40 bis 60 Euro pro Monat oder Schulungsaufwände für das Personal. Praxen sollten daher genau abwägen, ob sich die Investition langfristig rechnet.
Individuelle Terminwünsche nicht immer abbildbar: Manche medizinische Anliegen lassen sich nicht einfach über ein standardisiertes Online-Tool terminieren. Beispielsweise benötigen bestimmte Untersuchungen eine vorherige ärztliche Abklärung, um die Dauer oder den Ablauf des Termins zu bestimmen. Hier kann eine persönliche Terminvergabe weiterhin notwendig sein.

Die Zukunft: Für alle ein einheitliches Ordi-Terminprogramm
Die Terminverwaltung in einem der vielen unterschiedlichen Ordi-Softwareprogrammen hat einen großen Nachteil: Eine Zusammenschau ist nicht möglich. Das führt zum Beispiel dazu, dass Patienten übers Internet nicht die Frage stellen können: „Welcher Augenarzt in meiner Nähe hat den nächsten freien Termin?“ Und das ist eine Frage, die nicht nur einzelne Patienten interessiert, sondern auch die Gesundheitshotline 1450. Dort würde man gerne Menschen, die nach Einschätzung des dort tätigen Gesundheitspersonals von einem Arzt diagnostiziert werden müssen, gleich auch einen Termin vermitteln, was heute noch unmöglich ist. Es soll aber in ein paar Jahren möglich werden – sagen die Österreichische Gesundheitskasse, das Gesundheitsministerium und die Bundesländer für ihre Gesundheitshotlines.

Im Gespräch ist derzeit die folgende Lösung: Es soll im Hintergrund eine einzige große Datendrehscheibe über alle angeschlossenen Ordinationen hinweg geben. Auf jede auf dem Markt befindliche Ordinations-Software oder Buchungsplattform soll über diese Datendrehscheibe zugegriffen werden können – wenn der Inhaber der Praxis zustimmt. Dieser Dienst soll von der Allgemeinheit bezahlt werden, also für die Ordinationen kostenlos zur Verfügung stehen. Dieses Konzept wäre eine Win-win-win-Lösung: Es macht Ärztinnen und Ärzten keine zusätzliche Arbeit, weil die Terminverwaltung in die vorhandene und gewohnte Software eingebunden ist; es gibt Patienten die Möglichkeit einer umfassenden Terminsuche über alle infrage kommenden Gesundheitsdiensteanbieter hinweg; und es gibt den Hotlines 1450 die Möglichkeit, kompetent und in kurzer Zeit Termine zu vermitteln.
Wann soll dieses System starten? Gerhard Stimac, Sprecher der Plattform für Digitale Gesundheit meint: „Wenn alles so bleibt, wie zwischen Gesundheitsministerium, Krankenkassen und Bundesländern angedacht, sollte dieses österreichweite einheitliche Ordi-Terminprogramm im Jahr 2027 den Betrieb aufnehmen.“