Therapieregeln beschleunigen den Praxisablauf
Eine praxisinterne Auswertung der Aktivitäten und Diagnosen liefert die Grundlagen für effektives Arbeiten. Daraus abgeleitet helfen Handlungsempfehlungen, den Ablauf in der Ordination zu rationalisieren.
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Rationalisierungspotenziale pflegen sich gut zu verstecken. Ein deutscher Arzt zeichnete einmal mit Unterstützung durch einen Berater sämtliche Wege und Handlungen von sich und seinem Team auf. Ziel der Analyse war es, Möglichkeiten für Zeiteinsparungen und einer höheren Produktivität seiner Ordination zu entdecken. Er verfolgte dabei mehrere Überlegungen: Intelligente Ablauf- und Wegeplanung kann den täglichen Zeitaufwand reduzieren. Bei einem Arzt und einem dreiköpfigen Ordinationsteam sind in Summe bis zu acht Stunden am Tag zu identifizieren, die eingespart werden können. Die entspricht einer Vollzeitstelle. Ein weiterer Ansatz für effizientes Arbeiten liegt in der Standardisierung von Therapieansätzen. Jede Ordination verfügt über Häufungen bestimmter Krankheitsbilder. Da ist es sinnvoll, die eigenen Patientendateien zu durchforsten und die häufigsten Diagnosen zu analysieren. Wer glaubt, ohnehin den Überblick zu haben, hat oft recht. Aber die ordinationseigenen Daten bergen oft Überraschungen. Mithilfe der Auswertung lassen sich standardisierte – und damit zeitsparende – Regeln für die Therapie der häufigsten Krankheitsbilder formulieren – und wie die Patientenbehandlung bei der Verrechnung zu administrieren ist. Lesen Sie einige Anregungen, wie Daten und Analysen helfen, den Ordinationsalltag effektiver zu gestalten.
Aufbau von Fakten
Ein gesteuerter Praxisablauf verlangt nach Grundlagendaten: Die Ärztin oder der Arzt sollten über detaillierteres Wissen über ihre Praxis verfügen als die Gewissheit, dass es so nicht weitergeht. Das bedeutet, das eigene Tun exakt zu dokumentieren, um am Tagesende zu wissen, wer wie viel gemacht hat. Eine Pilotphase über zwei, besser drei Wochen liefert Rohdaten, die auch über eine gewisse Aussagekraft verfügen. Innerhalb des Teams sorgen Aktionskategorien für die notwendige Aufgabenzuteilung. Diese Kategorien erfassen so weit wie möglich sämtliche Verrichtungen in der Ordination. Strichlisten mit Minutenangaben dokumentieren, wie oft die eine oder andere Aktivität nötig war.
Analyse des ärztlichen Outputs
Als Aktionskategorien kommt alles infrage, was der Mediziner oder die Medizinerin praxisbezogen macht und tut. Wie viele Beratungen fallen an?
- Untersuchungen
- Rezepte schreiben und/oder unterschreiben
- Spritzen
- Hausbesuche
- Telefonate
- Krankschreibungen
- Arztbriefe
- Ergometrien
- EKGs etc.
Den Spezifizierungen ist dabei kein Ende gesetzt. Bei der späteren Auswertung können Clusterungen vorgenommen werden wie beispielsweise Diagnosen, Therapien, Kassen- und Büroadministration etc. Wichtig ist, dass jede Aktivität ein Mascherl erhält, mit Stricherl dokumentiert wird und zeitlich zuordenbar ist.
Durchschnittliche Einnahmen, Aufwendungen und Reinerträge deutscher Arztpraxen* in den Jahren 2003 bis 2019 (in 1.000 Euro je Praxis)
Entwicklung von Einnahmen, Aufwendungen und Reinerträge deutscher Arztpraxen bis 2019
| Kostenmerkmal | 2003 | 2007 | 2011 | 2015 | 2019 |
| Einnahmen aus selbständiger ärztlicher Tätigkeit | 354 | 399 | 483 | 507 | 602 |
| Davon ambulante und stationäre Kassenpraxis | 266 | 283 | 332 | 357 | 429 |
| Davon ambulante und stationäre Privatpraxis | 79 | 103 | 137 | 133 | 156 |
| Davon sonstige selbständige ärztliche Tätigkeit | 10 | 12 | 15 | 117 | 17 |
| Aufwendungen | 190 | 206 | 249 | 249 | 306 |
| Davon Personalaufwendungen | 86 | 95 | 121 | 129 | 170 |
| Davon Sachaufwendungen | 104 | 111 | 128 | 120 | 136 |
| Reinertrag** je Praxis | 164 | 193 | 234 | 258 | 296 |
Die vorliegende Statistik zeigt die durchschnittlichen Einnahmen, Aufwendungen und Reinerträge deutscher Arztpraxen* in den Jahren 2003 bis 2019. Das Statistische Bundesamt führt in vierjährlichem Turnus bei Arztpraxen repräsentative Untersuchungen zur Kostenstruktur durch. Demnach stiegen die durchschnittlichen Aufwendungen von Arztpraxen in Deutschland von rund 190.000€ im Jahr 2003 auf rund 249.000€ 2015.
Veröffentlicht 10.05.2022.
Mitarbeitercheck
Gleiches passiert für jeden einzelnen Mitarbeiter: Was hat er oder sie den ganzen Tag gemacht? Wie viele Patienten werden in welcher Zeit empfangen, die Zahl der Telefonate, ausgefüllte Formulare, Abrechnungen, ausgestellte Rezepte, Labor, EKG? Alles zählt. Auch hier spielt die durchschnittliche Zeitermittlung eine wichtige Rolle. Diese Aktivitäten finden ihren Einfluss später auch in die notwendigen Stellenbeschreibungen.
Welche typischen Krankheitsbilder treten auf?
Alle Diagnosen werden im Beobachtungszeitraum aufgelistet und alphabetisiert. Die Top Ten der Krankheiten werden mit Kürzeln aus drei Buchstaben versehen. Grippe wird zu „FLU“, Diabetes zu „DBT“ und Herzrhythmusstörung zu „HRS“. Die Abkürzungen sind für den ordinationsinternen Ablauf frei wählbar und im späteren Arbeitsablauf von spürbarem Vorteil. Freilich schadet es nicht, die Analyse der Diagnosen auf eine breitere Datenbasis zu stellen und nach und nach die vergangenen Monate aufzubereiten.
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Welche typischen Arbeitsschritte verlangt die Einzeldiagnose?
Der Arzt schreibt für die häufigsten Krankheitsbilder seiner Ordination genaue Behandlungsleitlinien vor. Dabei ist er völlig ungebunden: Der Arzt verschreibt die Therapie nach seinem Wissen und Gewissen. Aber natürlich ergibt es Sinn, sich an den offiziellen Behandlungsleitlinien der jeweiligen Fachgesellschaften zu orientieren. Wenn es in der Ordination für die häufigsten Krankheitsbilder einheitliche Vorgaben gibt, beschleunigt dies den Arbeitsablauf. Beispiel: Bei Diagnose HRS können sofort entsprechende Behandlungsschritte eingeleitet werden: Beratung, EKG, Lungenfunktion etc. Durch die schriftlichen Vorgaben kann nichts vergessen werden. Sämtliche Teammitglieder wissen, was zu tun ist. Der Arzt sichert die Qualität seiner Leistung.
Welche Verrechnungsschritte sind zu administrieren?
Aufgrund der in den Leitlinien definierten und gesetzten Behandlungen lassen sich vorgegebene Verrechnungsroutinen und Vorlagen erstellen. Mit der Diagnose HRS sind stets die gleichen Schritte abzurechnen. Auch Folgebehandlungen verlaufen nach einem vorgegebenen Muster. Die Abrechnungsverwaltung wird dadurch stark beschleunigt.
Wiederkehrende Herausforderung
Erfahrene niedergelassene Mediziner und Medizinerinnen wissen, in welchen Bereichen die Schwerpunkte ihrer Ordination liegen. Ohne genaue Untersuchung werden sie aber nicht angeben können, wie genau sich die Behandlungen verteilen. Erst die Auswertung und Zuordnung der Praxisaktivitäten erlauben einen klaren Überblick. Erkannte Routinefälle werden effizient behandelt und – aus Managementsicht – schneller administriert. Untersuchungen zeigen, dass 90 Prozent der Patientenfälle nach einem eingespielten Verhaltensmuster behandelt werden, auch wenn dies aufs erste als unmöglich erscheint. Wer diese Anforderungen effizient erledigt, hat mehr Zeit für die restlichen zehn Prozent der Fälle, die den gewohnten Raster sprengen.
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