Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w bazie kontaktowej Sanofi

Administratorzy danych

Przedstawiciele zawodów medycznych i aptek, którzy chcą pozostać w kontakcie z Sanofi i otrzymywać materiały edukacyjne oraz informacyjne, w tym marketingowe, dedykowane dla osób wykonujących zawody medyczne oraz przedstawicieli aptek mogą zarejestrować się w naszej bazie kontaktowej. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w bazie kontaktowej Sanofi jest Sanofi sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Marcina Kasprzaka 6, 01-211 Warszawa, dalej jako „Sanofi” lub „Administrator”. Rejestracja w bazie kontaktowej i podanie danych osobowych jest dobrowolna.

Forma kontaktu

Zawsze respektujemy Pani/Pana preferencje co do formy komunikacji. Może Pan/Pani zaznaczyć w jaki sposób na odległość chce otrzymywać od nas materiały dedykowane dla osób wykonujących zawody medyczne i aptek. Jeżeli chce Pan/Pani, abyśmy kontaktowali się z Panią/Panem z wykorzystaniem urządzeń telekomunikacyjnych (czyli przez telefon, adres e-mail, komunikatory lub serwisy internetowe) musimy, z uwagi na wymagania prawne, otrzymać od Pani/Pana wyraźną zgodę na takie działania. Zaznaczamy, że w przypadku komunikacji elektronicznej zgoda na kontakt mailowy, wiadomości przez SMS/MMS/ komunikatory internetowe (np. Whatsapp, Signal, Messenger) lub kontakt poprzez serwisy internetowe, obejmuje także wiadomości i komunikaty wyświetlane lub wysyłane automatycznie. Do wysyłania naszych kampanii komunikacyjnych mogą być wykorzystywane algorytmy i zautomatyzowane systemy. Nasze komunikaty mogą zawierać technologie śledzenia lub oceny kliknięć, które pozwalają nam badać Państwa reakcje na otrzymywane od nas wiadomości. Robimy to aby zapewnić, że dostarczane treści są dla Państwa interesujące.

Możemy również korzystać z przestrzeni online udostępnianych przez media społecznościowe i strony internetowe osób trzecich w celu przekazywania dostosowanych treści, zgodnie z profilem i zainteresowaniami użytkownika w tych konkretnych mediach społecznościowych. W takim kontekście nie będziemy w stanie zidentyfikować użytkownika w ramach tego działania (nie będziemy posiadać wiedzy na temat tego, kto otrzymuje komunikaty, a jedynie będziemy przekazywać mediom społecznościowym informacje na temat rodzaju profili, do których komunikaty są dostosowane i dla których są przeznaczone). Aby nie otrzymywać takich komunikatów za pośrednictwem przestrzeni reklamowych w mediach społecznościowych, należy dostosować swoje ustawienia w tych mediach.

Podstawa, na której odbywa się przetwarzanie i źródła Danych Osobowych

Jeżeli zarejestruje się Pani/Pan w naszej bazie kontaktowej będziemy przetwarzać Pani/Pana dane zgodnie z Rozporządzeniem UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej „RODO”. Jednocześnie informujemy, że Pani/Pana dane w ramach realizacji poniższych celów przetwarzania mogą być weryfikowane i łączone z danym uzyskiwanymi przez Sanofi z rejestrów publicznych (np. Centralnego Rejestru Osób Uprawnionych do Wykonywania Zawodu Medycznego, Centralnego Rejestru Farmaceutów, Centralnego Rejestru Lekarzy RP, Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą, Rejestru Aptek) lub z profesjonalnych baz danych naszych partnerów lub sprzedawców, w szczególności bazy OneKey, jeżeli są Państwo w nich zarejestrowani. Baza OneKey zawiera dane osób wykonujących zawody medyczne i przedstawicieli aptek i jest prowadzona przez w Polsce IQVIA Technology Solutions Sp. z o.o. Dane, które otrzymujemy z OneKey w związku z licencją udzieloną przez IQVIA obejmują takie informacje jak: imię, nazwisko, specjalizacja/profil zawodowy, miejsce zatrudnienia, numer telefonu do pracy oraz numer PWZ osoby wykonującej zawód medyczny (np. lekarza, farmaceuty). Taki sam zakres Pani/Pana danych będziemy uzyskiwać z publicznych rejestrów.
Sanofi przetwarzając Pani/Pana dane osobowe (dalej jako „Dane Osobowe”) działa w oparciu o przesłankę prawnie uzasadnionego interesu jakim jest realizacja kontaktu (w ramach spotkań bezpośrednich lub na odległość) i dostarczanie Pani/Panu zamówionych materiałów edukacyjnych i informacyjnych, w tym marketingowych, oraz dostosowanie naszych interakcji do Pani/Pana zainteresowań, zakresu działalności, preferencji i specjalizacji (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W każdej chwili może Pani/Pan zmienić swoje zgody na kontakt za pośrednictwem urządzeń telekomunikacyjnych, w tym zmienić preferowaną formę kontaktu lub wycofać zgody na poszczególne kanały komunikacji. Wycofanie zgody na daną formę kontaktu pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem działań podejmowanych przez Sanofi na podstawie takiej zgody, które były realizowane przed jej wycofaniem.

Cele przetwarzania Danych Osobowych

Dane Osobowe będą przetwarzane przez Administratora w celach informacyjno-marketingowych oraz edukacyjnych w obszarze medycznym, w tym:

do przekazania Pani/Panu informacji na temat produktów, aktualności i najnowszych osiągnięć naukowych (własnych lub innych spółek z Grupy Sanofi), do przesyłania Pani/Panu zaproszeń do wzięcia udziału i organizacji Pani/Pana udziału w forach naukowych, wydarzeniach promocyjnych oraz zaproszeń do korzystania z naszych serwisów dedykowanych przedstawicielom zawodów medycznych lub aptek i ewentualnej współpracy, a także do wzięcia udziału w badaniach rynkowych i ankietach dla przedstawicieli zawodów medycznych lub aptek,
do uwierzytelniania Pani/Pana w naszych serwisach w celu umożliwienia Pani/Panu dostępu do interesujących materiałów przeznaczonych dla przedstawicieli zawodów medycznych lub przedstawicieli aptek,
do uzyskania Pani/Pana opinii na temat doświadczeń dotyczących produktów i działań Grupy Sanofi oraz skuteczności kanałów informacyjnych wykorzystywanych przez Administratora,
monitorowania interakcji z naszymi przedstawicielami, którzy kontaktują się z Panią/Panem, w tym w formie wizyty, w celu dostarczenia w/w informacji lub uzyskania Pani/Pana opinii; informacje zwrotne zbierane za pośrednictwem naszych przedstawicieli są wykorzystywane w celu ulepszania naszych produktów i usług, a także profilowania (opisanego poniżej).
do prowadzenia wewnętrznej analityki w celu lepszego zrozumienia ogólnych tendencji i potrzeb (np. analizy lub przewidywań preferencji) – na podstawie danych w formacie zbiorczym.

Profilowanie

Dane Osobowe mogą być wykorzystywane przez Administratora w celu profilowania Pani/Pana osoby na potrzeby działań informacyjno-marketingowych. Profilowanie polega na pewnej formie zautomatyzowanego przetwarzania, które w oparciu o dane statystyczne lub zastosowane algorytmy pozwala Sanofi na:

prognozę i zrozumienie zainteresowań zawodowych przedstawicieli zawodów medycznych i aptek w odniesieniu do naszych treści, komunikacji, produktów i usług i dopasowania ich do jednej lub kilku istniejących grup profili pracowników służby zdrowia;
dostosowywanie treści i formatów naszej komunikacji z przedstawicielami zawodów medycznych i aptek w celu zwiększenia jej skuteczności i dopasowania do ich zainteresowań i preferencji, a także w celu prezentowania im produktów i ofert dostosowanych do ich potrzeb i oczekiwań.

Profilowanie odbywa się na podstawie Pani/Pana Danych Osobowych, które mogą być łączone z innymi informacjami na Pani/Pana temat takimi jak: informacje zebrane automatycznie podczas korzystania przez Panią/Pana z naszych serwisów internetowych o tym jakie materiały cieszyły się Pani/Pana zainteresowaniem; informacje o interakcjach z przedstawicielami Sanofi; zebrane automatycznie informacje o Pani/Pana reakcjach na naszą komunikację cyfrową; informacje o udziale w naszych wydarzeniach lub o Pani/Pana relacjach umownych z Sanofi (np. współpracy w ramach badań). Dane te mogą być gromadzone w różnych kontekstach i wykorzystywane w celu tworzenia odpowiednich profili, aby zapewnić dostarczanie Pani/Panu odpowiednich treści w oparciu o zainteresowania, preferencje i specjalizację. Dane te mogą być również gromadzone od naszych partnerów lub sprzedawców, którzy udostępniają nam dane osobowe ze swoich baz, jeśli są do tego należycie upoważnieni.

Każda osoba, której dane dotyczą może w dowolnym momencie złożyć sprzeciw wobec profilowania w celach marketingowych. W takim przypadku zaprzestaniemy opisanego powyżej profilowania.

Odbiorcy danych

Dostęp do Danych Osobowych mogą mieć następujący odbiorcy danych:

upoważnieni pracownicy – dbamy o to aby pracownicy dopuszczeni przez Sanofi do przetwarzania Danych Osobowych przechodzili odpowiednie szkolenia poprzez zapoznawanie ich z wewnętrznymi politykami i procedurami ochrony danych lub dedykowane programy szkoleniowe. Wszystkie osoby upoważnione do przetwarzania Danych Osobowych są zobowiązane do zachowania poufności danych i ich zabezpieczenia przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym.
inne podmioty powiązane Grupy Sanofi i zewnętrzni usługodawcy (tacy jak dostawcy zasobów informatycznych, organizacje badawcze, agencje marketingowe, dostawcy usług informatycznych itp.), wspierający nas w przetwarzaniu Danych Osobowych. Niektórzy z powyższych odbiorców danych mogą znajdować się w krajach spoza EOG, które nie zapewniają takiego samego poziomu ochrony danych osobowych jak kraje należące do EOG. Na taką okoliczność Administrator wprowadzi odpowiednie mechanizmy mające na celu ochronę Danych Osobowych, w tym w szczególności umowę o przekazaniu danych opartą na standardowych klauzulach umownych przyjętych przez Komisję Europejską. W celu uzyskania dalszych informacji na temat krajów, do których przekazywane są dane lub stosowanych mechanizmów przekazywania danych można kontaktować się przez Multichannel.Marketing@sanofi.com. W każdym takim przypadku dostęp do Pani/Pana Danych Osobowych ma wyłącznie właściwy personel odbiorcy danych i jedynie w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych mu zadań związanych z realizacją celów wskazanych powyżej.

W przypadku sprzedaży, wniesienia wkładu kapitałowego, połączenia lub innej zgodnej z prawem reorganizacji Administratora nowa spółka może stać się administratorem Pani/Pana danych osobowych. W sytuacjach wymaganych przez prawo zostanie Pani/Pan odpowiednio poinformowany lub poproszony o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych przez taką spółkę przejmującą.

Okres przechowywania danych

Administrator będzie przetwarzał Pani/Pana Dane Osobowe w powyższych celach przez cały okres utrzymywania z Panią/Panem wspólnych relacji, jednak nie dłużej niż:

przez 3 lata od ostatniego kontaktu, lub
do czasu złożenia przez Panią/Pana sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania Pani/Pana Danych Osobowych, lub
do czasu uzyskania informacji o zakończeniu przez Panią/Pana wykonywania zawodu medycznego.

Zarządzanie preferencjami

Osoba, której dane dotyczą może skorzystać z następujących środków zarządzania swoimi Danymi osobowymi, preferencjami i kanałami komunikacji:

za pośrednictwem swojego profilu po zarejestrowaniu konta w serwisie www.campus.sanofi/pl;
za pośrednictwem komunikacji elektronicznej, w tym poprzez łącze do rezygnacji z subskrypcji zawartego w naszych wiadomościach e-mail;
poprzez zarządzanie plikami cookie w ramach narzędzi dostępnych na naszych stronach internetowych;
poprzez punkty kontaktowe Sanofi (sprawdź poniżej sekcję na temat korzystania z praw przysługujących osobom zarejestrowanym w bazie kontaktowej).

Prawa przysługujące osobom zarejestrowanym w bazie kontaktowej

Prawo do zmiany lub wycofania zgody na formy kontaktu za pośrednictwem urządzeń telekomunikacyjnych
Każda osoba, która zarejestrowała się w bazie kontaktowej Spółek może w dowolnym momencie zmienić lub odwołać swoje zgody na kontakt z wykorzystaniem urządzeń telekomunikacyjnych. W tym celu prosimy o przesłanie stosownej wiadomości na adres e-mail: Multichannel.Marketing@sanofi.com . Osoby będące użytkownikami www.campus.sanofi/pl mogą zarządzać swoimi preferencjami w zakresie formy kontaktu także poprzez ustawienia w swoim profilu użytkownika. Zaznaczamy, że wycofanie zgody nie wpłynie na legalność działań, które były realizowane na jej podstawie zanim została wycofana.
Prawa związane z przetwarzaniem Danych Osobowych
Osoba, której dane dotyczą może w każdej chwili skorzystać wobec Administratora z następujących praw dotyczących przetwarzania jej Danych Osobowych:
a)   prawa do żądania dostępu do swoich Danych Osobowych i uzyskania informacji na temat ich przetwarzania, a w przypadku gdyby były nieprawidłowe ma prawo do żądania ich sprostowania (zgodnie z art. 15 i 16 RODO),
b)   prawa do żądania ograniczenia przetwarzania jej danych w sytuacjach i na zasadach wskazanych w art. 18 RODO (Podmiot danych może żądać ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych na okres weryfikacji ich prawidłowości lub do czasu rozpatrzenia jego sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Prawo to przysługuje także w sytuacji gdy zdaniem podmiotu danych przetwarzanie jego danych jest niezgodnie z prawem, lecz nie chce on aby dane te zostały od razu usunięte lub w przypadku gdy dane są mu potrzebne dłużej niż zakładał przyjęty okres przetwarzania, z uwagi na kwestie ustalenia lub obrony roszczeń),
c)   prawa do żądania usunięcia danych zgodnie z art. 17 RODO („prawo do bycia zapomnianym”),
d)   prawa do przenoszenia danych na zasadach wskazanych w art. 20 RODO,
e)   prawa do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania jej Danych Osobowych z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w przypadku, gdy dane są przetwarzane przez Administratora w ramach realizacji swoich prawnie usprawiedliwionych interesów (zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO),
f)   prawa do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania jej Danych Osobowych w celach związanych z marketingiem bezpośrednim, w tym profilowania w celach marketingowych (zgodnie z art. 21 ust. 2 RODO).

W celu skorzystania z praw dotyczących przetwarzania Danych Osobowych prosimy o odwiedzenie strony: https://www.sanofi.com/en/data-protection-contact. Zaznaczamy, że osoba składająca wniosek lub żądanie dotyczące przetwarzania jej Danych Osobowych może zostać poproszona przez Administratora o dane, które umożliwią weryfikację jej tożsamości. Jednocześnie informujemy, że Sanofi sp. z o.o. wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować na adres e-mail: IOD@sanofi.com.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Jeżeli osoba, której dane dotyczą uważa, że przetwarzanie jej Danych Osobowych odbywa się z naruszeniem przepisów RODO, ma prawo wnieść w skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Ostatnia aktualizacja: 27.06.2024